Een evaluatie van S/4HANA

Wat is S/4HANA? Hoe wordt S/4HANA gebruikt in de praktijk? Kan S/4HANA voorzien in alle wensen van de eindgebruikers? In dit artikel gaan we niet in op alle mogelijke functionaliteiten van S/4HANA, maar proberen we deze vragen zo goed en eenvoudig mogelijk voor je te beantwoorden.

Wat is S/4HANA?

S/4HANA is het (nieuwe) ERP-product van SAP en de opvolger van ECC. S/4HANA is de laag tussen de database van SAP (genaamd HANA), en de Front-End. Door S/4HANA wordt er beter gebruik gemaakt van de In-Memory mogelijkheden van HANA. Dit betekent dat data niet eerst hoeft te worden geladen vanuit de database om gebruikt te kunnen worden. S/4HANA heeft nog wel een Front-End nodig om o.a. de rapportages daadwerkelijk te kunnen weergeven. Voor de Front-End is een scala aan opties aanwezig, zoals SAP Fiori tools, SAP Analytics Cloud, maar ook niet SAP-producten zoals Power BI. Veelal zijn deze Front-End tools cloud producten, voor een nog betere toegankelijkheid voor de eindgebruiker. Ook kan een product zoals SAP Analytics Cloud zelf met HANA interactie hebben voor directe toegang tot live data in HANA om te voorzien in bepaalde functionaliteiten.

S/4HANA zorgt ervoor dat de data uit HANA digitaal beschikbaar wordt gesteld. De data kan dan direct uit de database worden gehaald, in plaats van deze eerst te moeten laden in de applicatie. Het voordeel van deze manier van rapportages generen is dat er maar 1 datawaarheid is. Hierdoor wordt door iedereen dezelfde definities gehanteerd voor de verschillende data, en hoeven deze niet telkens opnieuw bepaald te worden bij elke rapportage. Eveneens kunnen complexe berekeningen gedaan worden in HANA en vervolgens zo vaak als gewenst hergebruikt worden. Naast dat dit ervoor zorgt dat iedereen dezelfde berekening kan gebruiken, zorgt dit ook voor een significante verbetering in de laadtijd. Medewerkers worden dus in staat gesteld om sneller te werken en een verbetering van de kwaliteit van het werk door eenduidige definities voor o.a. berekeningen.

S/4HANA in de praktijk

In Nederland zijn veel bedrijven de overstap aan het maken naar S/4HANA. Meestal wordt eerst de overstap gemaakt voor de operationele gebruikers en de dagelijkse zaken binnen het bedrijf, zoals voorraadbeheer. De Business Intelligence behoeftes binnen het bedrijf, zoals analyseren, worden bij de overstap vaak nog niet meteen meegenomen. Wat hierbij een rol speelt is dat S/4HANA niet optimaal werkt voor alle (data) behoeftes binnen bedrijven. S/4HANA werkt uitstekend voor het generen van rapportages over operationele data. Hierbij kan de gebruiker standaard rapportages gebruiken of eigen rapportages generen aan de Front-End. Wat minder optimaal werkt binnen S/4HANA zijn de budgettering, forecasting en analyse functionaliteiten, welke wel van belang zijn voor het bestuur en de analisten van het bedrijf. Om toch optimaal te kunnen voorzien in deze functionaliteiten wordt veelal de keuze gemaakt om met andere tools te werken. Dit kan een wildgroei aan systemen vooroorzaken in het technisch landschap. Daarbij komt vaak de datawaarheid ook in het geding en gaat de wildgroei ten koste van performance.

S/4HANA analyse

SAP maakt onderscheid tussen 2 soorten analyses: embedded analyse en strategische analyse. Embedded analyse is toegespitst op operationele data en de daarbij behorende vraagstukken zoals het inzichtelijk maken van de realisatie van targets. Bij embedded analyse wordt alleen gebruik gemaakt van data dat beschikbaar is binnen die databron, dus beschikbaar binnen S/4HANA.  Strategische analyse is eigenlijk alle analyse behoeftes die niet ondervangen kunnen worden door embedded analyse. Zoals analyses over verscheidene databronnen heen, en het generen van scenario’s om gefundeerde beslissingen te kunnen maken. S/4HANA werkt uitstekend voor embedded analyse maar niet voor strategische analyse. Voor alle strategische analyse behoeftes binnen het bedrijf heeft SAP wel andere BI-tools beschikbaar zoals SAP BW, SAP BW/4HANA of (in de toekomst) SAP Analytics Cloud.

S/4HANA budgetteren & forecasten

Er zijn 2 facetten die budgetteren en forecasten in S/4HANA bemoeilijken:

1. Omgaan met data uit andere bronnen (dus niet HANA).
2. Het opslaan van plangegevens.

Om goed te kunnen budgetteren & forecasten is het nodig om data veranderingen uit andere databronnen van het bedrijf mee te kunnen nemen. Ook is het nodig om op andere databronnen veranderingen te kunnen wegschrijven, bijvoorbeeld een verandering in de budgetplanning. Dit wordt normaal gedaan door een ETL (Extract, Transform & Load) database functionaliteit, waar HANA niet standaard over beschikt. Daarnaast slaat S/4HANA plangegevens niet op, hierdoor is het niet mogelijk om met S/4HANA een goede forecast of budgetplanning te maken. Om dit toch te doen zal een andere tool gebruikt moeten worden. Hierbij is het wel belangrijk om mee te nemen dat de benodigde data en structuren voor een forecast en budgetplanning veelal gelijk zijn aan die van rapportages. Zodoende is het van belang dat definities die voor rapporten gebruikt worden centraal vastliggen en niet in een rapport of Excel: dus vast gelegd zijn in de HANA database. Daarom is het belangrijk bij het selecteren van een Business Intelligence tool voor forecasting en budgettering, om mee te nemen als voorwaarde dat de interactie met de HANA database goed is. Op dit moment zijn hiervoor 2 oplossingen, SAP Business Planning en Consolidation tool, ook wel SAP BPC genoemd, en SAP Analytics Cloud.

Wat nu?

Wat betekent dit nou voor jouw bedrijf? Is het mogelijk om 1 Front-End te hebben wanneer de overstap gemaakt wordt naar S/4HANA? Een Front-End waarmee ook voldaan kan worden in alle gebruikers (data) behoeftes? Dat kan zeker! Naast het gebruik van S/4HANA moet het achterliggende technisch landschap worden uitgebreid met een Business Intelligence tool. Wanneer hierbij de juiste keuze wordt gemaakt is het prima mogelijk om deze BI-tool met dezelfde Front-End te laten werken. Eindgebruiker kunnen dan voorzien worden in hun behoeftes, er is maar 1 data waarheid en de overall performance van het systeem verbeterd. Bij Plainwater kunnen we jou helpen om de juiste BI-tool voor jouw bedrijf te kiezen. Natuurlijk kunnen wij ook helpen met de implementatie, zowel voor S/4HANA als voor ander BI-tools. Neem contact op met onze experts om te bespreken wat wij voor jou bedrijf kunnen betekenen.

Wil je meer weten over BI in het S/4HANA landschap? Schrijf je in voor ons consultancy uurtje op 12 november en stel je eigen vragen aan onze experts.

Bastiaan Sanders, SAP Expert bastiaan.sanders@plainwater.nl  of bel hem op +31(0)650665533.

Naida Sadžak, SAP Expert naida.sadzak@plainwater.nl of bel haar op +31(0)612627743.