Alliander gebruikt op dit moment SAP BPC Embedded voor haar financiële, strategische en tactische planningsprocessen. “Door SAP werd ons aangeraden om naar SAP Analytics Cloud (SAC) over te stappen, aangezien dit de strategische richting van SAP is. Bovendien was SAC al in beeld voor onze BI-afdeling. We wilden graag uitzoeken in hoeverre SAC ook voor onze planningsprocessen al bruikbaar is, en wat een overstap ons op zou leveren,” vertelt Eelco Koeten, IT Architect bij Alliander.

Proof of Concept

Een Proof of Concept (PoC) geeft antwoord op dit soort vragen. “Met de echte data van Alliander wilden we testen of de planningsprocessen in SAC tot hun recht komen. Ook wilden we onderzoeken wat de impact zou zijn op de snelheid van de calculaties en de betrouwbaarheid van de resultaten. In zes weken hebben we middels diverse iteratieslagen een model van de grond af aan opgebouwd. Zo krijg je een eerlijk beeld van de oplossing,” zegt Naida Sadžak, consultant bij Plainwater.

Alliander heeft duidelijke wensen rondom haar tactische planningsprocessen. Een belangrijk aspect hierbij is dat Alliander op weekniveau plant. “Onze hoofdvraag is het koppelen van vraag en aanbod, waarbij we de beschikbare capaciteit van monteurs in een bepaalde week afzetten tegen de prognose van het werk wat in een bepaalde periode op ons afkomt. Daarmee bepalen we of het werk haalbaar is of dat er extra capaciteit  nodig is  of dat er geschoven moet worden in de werkpakketten,” vertelt Marc van den Bos, planner bij Alliander.

Goed beeld van SAC

De PoC heeft veel duidelijk gemaakt, vindt Erik Geffen, teamleider bij Alliander: “We hebben een goed beeld gekregen van wat SAC in de toekomst zou kunnen. Het platform sluit aan bij een aantal van onze behoeften wat betreft rapportage en analyse, maar is nu nog niet uitgebreid genoeg om aan al onze planwensen te kunnen voldoen.”

Ook geeft de PoC duidelijkheid rondom de eis om te kunnen plannen op weekniveau. “De belangrijkste conclusie is dat plannen op weekniveau nog niet werkt in de standaardomgeving. SAC staat wat dat betreft nog te veel in de kinderschoenen om al vol gas op in te zetten.”

Tegelijkertijd heeft de PoC ook veel positieve kanten van SAC laten zien. “Het is een veelbelovende oplossing, die veel gemak biedt om interactiever met je data bezig te zijn,” vindt Eelco.

Snel scenario’s plannen

Het nieuwe platform geeft goed invulling aan het businessdoel van scenarioplanning. “Je kunt eenvoudig de planning aanpassen, bekijken, en toch weer weggooien. Als je één cel aanpast, veranderen alle onderliggende cellen mee. Daardoor kun je een goede combinatie van top-down en bottom-up planning realiseren,” legt Bastiaan Sanders uit. Bastiaan is consultant bij Plainwater en net als Naida al jaren betrokken bij het planningslandschap van Alliander.

“SAC geeft meer inzichten en meer mogelijkheden, vooral in de snelheid waarmee de scenario’s aangepast kunnen worden,” vindt ook Erik. “Daarmee kunnen we makkelijker anticiperen op de werkpakketten. Stel, er is een issue met geïnstalleerde gasmeters waar (veel) capaciteit naartoe moet om dit op te lossen , dan moet je je planning omkatten en andere keuzes maken. Dan helpt het om verschillende scenario’s tegen elkaar af te kunnen zetten.”

Zelf je analyses maken

Een belangrijk voordeel is dat analyses door gebruikers zelf te maken zijn. ”Wat je voorheen met datascientists moest bouwen, kun je hiermee met één druk op de knop voor de gebruikersgemeenschap beschikbaar maken,” vertelt Eelco. “De datascientists kunnen zich gaan focussen op de complexere zaken, waar je echt modellen voor moet maken. Het standaard werk vervalt. Bovendien is het veel goedkoper als iemand voor een standaardmodel zelf op het knopje kan drukken, in plaats van dure datascientists die 2 weken gaan bouwen. Dat gaat wel een kostenbesparing opleveren.”

Aansluiten bij IT-strategie en organisatieveranderingen

Bij het nemen van een besluit over een eventuele overstap van SAP BPC naar SAC wegen er meerdere factoren mee, zo vertelt Marc. “ Er vindt een samensmelting plaats tussen de realisatieketen (het maken van de aansluitingen zelf) en de meterketen (plaatsen van meters) waarbij ook gekeken wordt of de uitvoering van de werkzaamheden door dezelfde aannemers uitgevoerd kan worden in plaats van gescheiden . SAC geeft veel meer mogelijkheden om samen te werken dan losse modellen die je aan elkaar moet knopen.”

Ook de organisatiebrede IT-strategie speelt een rol. “SAC sluit aan op de cloud en wordt als SaaS (Software as a Service) dienst aangeboden. Dat past bij waar we vanuit IT voor alle software naar toe willen: standaarddiensten die volledig managed buiten de deur aangeboden worden,” vertelt Eelco. “Uiteindelijk is ons doel dat bij onze klanten het huis warm is en het licht blijft branden. We zitten midden in de energietransitie, en SAC kan ons daarin ondersteunen met een goede operationele planning. Hoe beter we de werkplanning sturen, hoe meer werk we kunnen verzetten.”

Samen grote stappen zetten

Naida, Bastiaan en hun collega’s werken al jaren nauw samen met Alliander rondom het optimaliseren van de processen in SAP BPC en de architectuur.

Tot grote tevredenheid van Eelco: “Het is een club van serieuze mensen die met plezier met hun werk bezig zijn. Ik ben blij dat ze hierbinnen zitten en bij Alliander de uitdagingen aanpakken.”

Samen zijn er al grote stappen gezet. “Plainwater heeft een flinke bijdrage geleverd om te komen van een Excel-wereld met eilandjes naar een integraal totaalbeeld met betere tooling,” gaat Eelco verder.

De PoC is dan ook een logische stap in de samenwerking tussen Alliander en Plainwater. “Het is prettig om elkaar op te zoeken en aanpassingen te doen. Bij zo’n grote beslissing is het heel nuttig om samen te kijken of onze uitgangspunten rondom planning in een nieuwe tool blijven staan,” vertelt Erik.

Ook over de samenwerking tijdens de Proof of Concept zijn Eelco, Erik en Marc enthousiast. “Eigenlijk hadden we onvoldoende tijd voor de PoC, maar het liep wel. Dat kwam mede door de insteek en aanpak vanuit Plainwater,” vertelt Eelco.

Handvatten voor besluiten

Alle drie vinden ze dat het uitvoeren van de Proof of Concept rondom SAP Analytics Cloud een goed besluit is geweest. Marc: “Ik ben blij dat we de PoC hebben gedaan, daardoor hebben we kunnen spelen met iets wat wellicht de toekomst wordt. Het geeft ons een goede indruk van wat het wel en niet kan en waar het verbeterpotentieel zit.”

De uitkomst van deze PoC is dat SAC op dit moment nog niet kan voldoen aan alle specifieke planningswensen van Alliander. De huidige oplossing werkt nog steeds goed en biedt Alliander meer mogelijkheden voor de specifieke eisen. Tegelijkertijd is ook duidelijk geworden dat de toekomst van SAC veelbelovend is. Deze uitkomst geeft duidelijkheid en maakt de PoC extra waardevol. Eelco: “We hebben nu voldoende handvatten om zinnige dingen te kunnen zeggen over hoe we binnen Alliander met SAC verder moeten.”

Meer weten?

Elk kwartaal komen er nieuwe functies beschikbaar in SAC. Wil je weten of SAC al geschikt is voor jouw organisatie voor Planning en/of BI? Neem contact op met Naida of Bastiaan voor meer informatie.

Bastiaan Sanders, SAP Expert bastiaan.sanders@plainwater.nl 
of bel hem op +31(0)650665533.

Naida Sadžak, SAP Expert naida.sadzak@plainwater.nl
of bel haar op +31(0)612627743.