Innovatieve BI-roadmap naar Azure bij Gasunie

Als de BI-afdeling van Gasunie verbeterslagen wil maken, richt zij zich op twee sporen: de werkwijze binnen het team aanpassen en een innovatieve roadmap voor een compleet nieuwe Business Intelligence-architectuur ontwikkelen. Hiervoor wordt de nieuwste technologie benut, gebaseerd op Microsoft Cloud Azure.

De verbeterslagen rondom Business Intelligence (BI) waren hoognodig, zo vertelt Arthur de Boer van Gasunie: “We beheerden 17 BI-applicaties voor 17 verschillende interne klanten. Deze applicaties hadden verschillende jaarringen qua technologie en ontwikkelaars, waardoor er één grote lappendeken was ontstaan. We liepen er steeds vaker tegenaan dat we niet of heel langzaam leverden; projecten duurden lang omdat een aanpassing van alles raakte waarvan we de kennis niet meer hadden.”

Gasunie werd in 1963 opgericht, vier jaar na de vondst van aardgas in Groningen. De organisatie verzorgt de infrastructuur voor grootschalig transport en opslag van gassen in Nederland en Noord-Duitsland. Jaarlijks stroomt er 125 miljard kubieke meter gas door het netwerk van Gasunie.

Voor het realiseren van de transitie rondom BI worden twee sporen ingezet. “We hebben ervoor gekozen om eerst de organisatorische aspecten aan te pakken en rust terug te brengen in het team. De volgende stap was het maken van een plan om de technische complexiteit te reduceren. Het is een omvangrijke transitie, dus we wilden goed nadenken over het hoe en wanneer,” zegt Roger Aretz, BI-manager bij Gasunie.

Andere manier van werken binnen het BI-team

Om de eerste fase rondom de organisatorische aspecten handen en voeten te geven, wordt een andere manier van werken geïntroduceerd. “We hebben de aansturing van het BI-team én het contact met onze interne klanten aangepast,” vertelt Esther Mathijssen, teamlead bij Gasunie. “Met onze klanten zijn we van 17 naar 5 productmanagers gegaan. Deze 5 productmanagers bepalen voor hun eigen aandachtsgebied de prioritering. Dat betekent dat wij snel aan de slag kunnen en niet meer met 17 man om tafel hoeven voor de prioriteiten.”

De tweede stap in deze eerste fase is het opheffen van de scheiding tussen beheer- en projectteam. “Door de scheiding bleef de kennis van wat er de laatste jaren ontwikkeld was te veel bij het projectteam,” zegt Arthur. “We hebben er één team van gemaakt, waarbij de beheermensen af en toe projecten doen en de projectmensen ook beheertaken,” legt Esther uit. “Als je verantwoordelijk bent voor het beheer na de projectsituatie, ga je anders ontwikkelen. We werken nu meer vanuit een DevOps-gedachte.”

Nieuwe roadmap voor BI op basis van Azure

Na de organisatorische aanpassingen is het tijd om de technische biodiversiteit aan te pakken. Hierbij zijn twee richtingen mogelijk: het huidige landschap saneren en standaardiseren of volledig opnieuw beginnen in een nieuwe technologie. “We moesten kiezen tussen bestaande spaghetti ontvlechten en rechtleggen of nieuwe pasta maken,” lacht Arthur.

“Gezien de technische ontwikkelingen op het BI-vlak en de opkomst van Microsoft Cloud Azure is alles nieuw opbouwen een goed alternatief. Hiermee kun je de complexiteit reduceren en het landschap klaarmaken voor de toekomst,” vertelt Tiemen van der Tuijn van Plainwater. Tiemen is als interim teamlead nauw betrokken bij zowel de organisatorische veranderingen als het uitdenken van de roadmap voor BI.

Van 17 applicaties naar 10 informatiestromen.

De keuze was dan ook relatief snel gemaakt, zo vertelt Roger: “Het meest moeilijke in de keuze was dat je als je naar een nieuw landschap overgaat, ook de functionele aspecten mee moet laten wegen. Je gaat niet alleen technisch, maar ook functioneel op een andere manier naar het landschap kijken. Daarbij moet je meer naar informatiestromen kijken, wat soms haast haaks op de systemen staat. We moesten van 17 applicaties naar 10 informatiestromen.”

Gasunie kiest er bewust voor om deze transitie zoveel mogelijk met eigen mensen in te zetten. “Dit helpt bij de kennisoverdracht en het borgen van de kwaliteit,” stelt Esther. “Door veel zelf te doen, hebben we aan het eind van het project de kennis aan boord.”

Betrouwbare data voor marktpartijen en toezichthouders

De keuze voor een innovatieve technologie als Microsoft Azure ondersteunt de strategie van Gasunie. “Onze belangrijkste interne klanten zitten in transportservice, vooral in de gereguleerde business. Deze klanten hechten veel waarde aan betrouwbare data voor marktpartijen en toezichthouders. Dat is cruciaal voor onze license to operate, dus daar mag geen hapering in komen,” vertelt Roger.

Daarnaast ziet Roger nog een strategische toepassing voor BI. “BI is niet alleen defensief in te zetten, maar ook bedoeld om te sturen op toekomst. Neem bijvoorbeeld fraudepreventie, dat ligt op het raakvlak van het verleden en het nu. Door de analyse van de data door te trekken naar realtime, kunnen we beoordelen of bestellingen daadwerkelijk valide zijn. Zelf ben ik gecharmeerd van de wens vanuit operations om meer naar predictive BI toe te gaan; bijvoorbeeld door met predictive maintenance scenario’s te voorspellen waar onderhoud nodig is.”

Klanttevredenheid verhoogd

Zowel Roger, Arthur als Esther zien nu al de voordelen van de eerste, meer organisatorische, fase. “We hebben een enorme sprong gemaakt. Het heeft me wel verrast dat het aanpassen van een aantal basisdingen zo’n grote mindswitch kan bewerkstelligen. En resultaten oplevert: onze klanttevredenheid is van onder een 6 naar richting de 8 gegaan,” zegt Roger. “Dat heeft ook effect op de mensen in het team, het motiveert als klanten blij zijn,” vertelt Esther. “Daarnaast is de onderlinge samenwerking verbeterd. Doordat we inzichtelijk maken wie waar mee bezig is, kunnen we elkaar goed helpen.”

De teams zijn dan ook klaar voor de volgende, meer technische, fase. Het plan is om in de komende 2 jaar het hele nieuwe landschap op te bouwen en daarbij gefaseerd over te gaan naar het nieuwe landschap.

De kracht van het team

Alle drie zijn ze enthousiast over de gekozen route. “Een volgende keer zou ik opnieuw eerst starten met de organisatorische aspecten en dan pas de technologie. Technologie alleen is nooit de oplossing,” zegt Arthur.

“Onderschat nooit de kracht van je eigen team,” concludeert Roger. “Besteed daar veel tijd aan en laat daar je volgende stappen uitkomen. Dat is goed voor de sfeer en de leercurve van je organisatie.”