Rondom haar operatie heeft Alliander verschillende planningsafdelingen, die zich bezighouden met de operationele plannen van vandaag, de tactische plannen voor de komende 2 jaar en de strategische plannen voor de komende 5 jaar. “Al deze plannen moeten met elkaar in verbinding staan; de output van het ene plan moet de input zijn voor het volgende plan,” vertelt Rob Wissink, Programmamanager bij Alliander.

Flow van plannen

“Ieder team had echter zo zijn eigen planningsapplicatie en methode,” gaat Rob verder. Het netwerkbedrijf is een paar jaar gelden gestart met een aantal projecten om de hele flow van plannen te ondersteunen met één geïntegreerd platform, SAP BPC. “Vanuit IT zijn we erop gericht om onze business zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Een planner moet zo goed mogelijk kunnen plannen, zonder zelf alle data overal vandaan te verzamelen.”

Het tactische plan wordt als eerste van de serie plannen overgebracht naar SAP BPC. Rob: “De gebruikers waren heel tevreden. Voorheen duurde het weken om een tactische planning te draaien, nu kan het binnen een dag. Dankzij de enorme performancewinst zijn de gebruikers in staat om meer planscenario’s door te rekenen en een beter advies te geven.” Dit eerste succes werkt aanstekelijk; ook andere afdelingen willen graag hun plan overzetten naar SAP BPC. Het strategisch plan volgt dan ook al snel.

Koppelen van BI-applicaties en bronnen

Het overbrengen van alle verschillende plannen naar één gedeeld SAP BPC betekent wel wat voor de systemen. “We koppelen data en ontsluiten data uit verschillende bronnen om ervoor te zorgen dat het bruikbare informatie wordt voor de planning,” vertelt Daniel Sanders van Plainwater. “Neem het tactisch plan, daarbij laden we nu de realisatie en onder handen werk-data uit het bronsysteem, zodat we de planningen continu met de laatste inzichten kunnen verbeteren.”

Deze data wordt verzameld en gekoppeld, met name uit operationele SAP-applicaties die Alliander al in huis heeft. SAP BW (Business Warehouse) wordt gebruikt om de data te structureren en vervolgens beschikbaar te maken in SAP BPC. “Door de bestaande applicaties met elkaar te verbinden, kun je de specifieke functionaliteiten van elke tool beter benutten,” vertelt Naida Sadzak, ook van Plainwater. “SAP BPC is zo een deel van de totale SAP-suite en geen losstaand onderdeel.”

Plainwater is al jarenlang betrokken bij het Business Intelligence-landschap van Alliander. “Wat ik waardeer in de aanpak van Plainwater is dat ze pragmatisch zijn. Ze kennen zowel de techniek als de business goed,” vertelt Rob.

Slimme meters

Na de tactische en strategische plannen is het tijd voor de operationele plannen, zoals het integraal meteractiviteitenplan en de logistieke meterplanning. Slimme meters spelen een sleutelrol in de energietransitie; bovendien gelden hier wettelijke doelstellingen. “100% van de klanten moet in 2020 een slimme meter aangeboden hebben gekregen, en minimaal 80% moet ook daadwerkelijk geplaatst zijn, ” vertelt Marc van den Bos van Alliander.

Deze enorme operatie brengt een grote en diverse informatiebehoefte met zich mee. Marc: “We kunnen niet langer alleen naar het aantal geplaatste meters kijken om onze doelstelling te halen; er spelen nu veel meer aspecten. Denk bijvoorbeeld aan vragen als ‘wanneer in het proces doe ik een aanbieding’ en ‘hoe vaak leidt dat tot een plaatsing’. Tegelijkertijd veranderen de interne financieringsstromen, waardoor er gevraagd wordt om inzicht in de kosten van het hele proces.”

Het integraal meteractiviteitenplan, waar Marc verantwoordelijk voor is, moet dan ook fors aangepast worden. “Vanuit verschillende kanten en op verschillende niveaus krijg ik input die we op basis van uitgangspunten vertalen naar bruikbare informatie. We krijgen bijvoorbeeld aantallen activiteiten aangeleverd vanuit assetmanagement, die we eerst moeten vertalen naar adressen; er kunnen immers meerdere activiteiten plaatsvinden op een adres. Vervolgens vertalen we dit naar de bijbehorende aantallen meters.” Deze vertaalslagen wordt automatisch gemaakt op basis van transparante logica.

Van data naar inzicht

Bij het plannen gaat het om grote hoeveelheden data, die uit verschillende bronsystemen moet komen. Daniel: “Eén versie van het integraal meteractiviteitenplan bestaat bijvoorbeeld uit 3 miljoen records. Hiervan wordt elke maand een nieuwe versie gemaakt.”

Om de performance goed te houden, worden door Plainwater ontwikkelde templates voor SAP BPC gebruikt. “Deze templates hebben we speciaal ontwikkeld om eenvoudig extra veelgebruikte functionaliteiten toe te kunnen voegen,” gaat Daniel verder. “Zo kun je hiermee bijvoorbeeld snel complexe berekeningen uitvoeren, ook bij grote hoeveelheden data.”

Na de berekeningen worden de rapporten via SAP Business Objects toegankelijk gemaakt. Naida: “SAP BO kun je goed combineren met SAP BPC om mooie rapporten met tabellen, grafieken en dashboards te maken, zodat de informatie voor alle doelgroepen op maat geleverd kan worden.”

Meer inzichten op andere vlakken

Zowel de gebruikers als het management zijn positief over de resultaten van de nieuwe planningsprocessen. Marc: “Het biedt meer inzichten op andere vlakken. Ik kan bijvoorbeeld makkelijker meerdere versies in een grafiek openen of zelf uitsnedes maken per maand, per werkstroom of per aannemer.”

“Voorheen waren gebruikers al tevreden al ze überhaupt één scenario op konden leveren, nu is dat eenvoudig en duurt het maar een paar minuten,” vertelt Rob. “Daardoor kunnen we gaan nadenken over alternatieven, zoals experimenteren met aanvullende ‘what if’-scenario’s. Dit kunnen we ter plekke in een meeting doen, bijvoorbeeld bij het opstellen van het strategisch plan over verschillende scenario’s rond windenergie. Voorheen duurde dat een week, nu kunnen we meteen een regel aanpassen en direct de effecten zien. Dan ben je echt in control,” concludeert Rob.

 

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren