Dashboards worden gezien als het ultieme product van business intelligence, het liefst zelfs een dashboard dat ook op tablets en smartphones goed te gebruiken is. Wij zijn het daar mee eens, het is het ultieme product. Maar dat houdt wel in dat er een voortraject bestaat, waarin we de bouwstenen voor dit product zorgvuldig voorbereiden.

De bouwstenen van een goed dashboard zijn slechts voor een heel klein deel technisch, het grootste deel van de bouwstenen bestaat uit de intelligentie die in de data van jouw organisatie verborgen zit. Deze wordt inzichtelijk door de interne kennis en ervaring te combineren met de gegevens die jouw organisatie tijdens de bedrijfsvoering genereert.

In eerste instantie zal dit leiden tot simpele rapporten, lijstjes. Hoewel lijstjes met data eigenlijk niet in het beeld van Business Intelligence passen, zijn ze een goed vertrekpunt. Deze lijstjes zijn namelijk eenvoudig herkenbaar en moeten 1-op-1 aansluiten bij de gegevens in de bestaande systemen binnen jouw organisatie. Dit is één van de meest eenvoudige, maar tegelijk één van de belangrijkste stappen in het proces om tot een goed dashboard te komen. Het geeft namelijk vertrouwen voor de gebruikers, en zonder vertrouwen zal een dashboard nooit slagen.

Definities
Na de lijstjes komen de definities; Hoe rapporteer ik over mijn FTE’s? Wat is interne omzet? Wanneer wordt een prospect een klant? Dit zijn vragen die we moeten stellen om tot heldere inzichten te komen.

Het perfectioneren van definities kost tijd. Niet alleen om ze te bedenken, maar vooral om ze te toetsen in de dagelijkse processen. Het is dus verstandig om niet direct door te gaan met de volgende stap, maar een periode te nemen waarin je de definities kunt fijn slijpen. Deze stap wordt in de praktijk vaak overgeslagen, waardoor dashboards worden opgeleverd terwijl definities nog aan het wijzigen zijn. Dit is niet alleen zonde van de tijd en het geld, maar ook voor het vertrouwen dat hierdoor een deuk oploopt.

Sturen op normen
Als de definities fijn geslepen zijn en de organisatie bekend is met de rapporten die in deze periode opgeleverd zijn, zetten we gezamenlijk de laatste stap naar dashboards.

Als we aan een dashboard denken, dan denken we al snel aan snelheidsmeters (gauges), groen/rode lampjes en grafieken van actuals tegen de normen uitgezet. Maar waar komen die normen eigenlijk vandaan?

Soms kunnen normen vastliggen in de data, bij financiële gegevens zouden we bijvoorbeeld kunnen zeggen dat de normgrens op nul ligt. Als de balans dan boven de nul zit, is het lichtje groen. Maar dat geeft slechts weer of de organisatie winst of verlies maakt, terwijl je misschien wel wilt sturen op een bepaald percentage kosten of de winst in een bepaald segment. Deze normen kunnen ook impliciet in de bedrijfsvoering vast liggen. Je wilt bijvoorbeeld dat elke order binnen 5 werkdagen afgerond is, of dat elke medewerker maximaal 3 verzuimdagen heeft.

Organisaties zijn echter continue in beweging, waardoor de normen veranderen, bijvoorbeeld door de aanschaf van een nieuw machinepark. Vaak worden daarom normen per periode vastgelegd in een forecasting- en/of budgetteringssysteem. Rondom plannen, forecasten en budgetteren werken we nauw samen met onze zusterorganisatie Finext, gespecialiseerd in het concreet verbeteren van de financiële functie.

De link naar het bedrijfsproces
Als we de actuals, de normen en de definities hebben vastgesteld, kunnen we de dashboards bouwen. Hierbij is het verstandig om niet alles in één dashboard te willen hebben. Daar worden dashboards log en onoverzichtelijk van. Bovendien betekent het dat elke wijziging in een dashboard alle onderdelen kan raken. We houden de dashboards dus klein en licht, wat ook een betere performance op mobiele devices geeft. Daarbij borgen we dat je altijd de link kunt maken vanaf het rode lichtje tot de order waarbij een procesverbetering mogelijk is. De link naar het bedrijfsproces maakt het dashboard begrijpelijk. Zo ontstaat het vertrouwen in de cijfers dat je nodig hebt om beslissingen te kunnen nemen.

Meer weten?
Meer weten over het realiseren van effectieve dashboards binnen jouw organisatie? Neem contact op met Bastiaan Sanders via bastiaan.sanders@plainwater.nl.